Tìm hiểu phương pháp cải thiện năng suất phù hợp với bạn

Bằng cách thực hiện Pomodoro, bạn có thể cải thiện khả năng tập trung, hạn chế tối đa tình trạng sao nhãng khi học tập và làm việc. Phương pháp này còn cho phép bạn theo dõi thời gian và tiến độ công việc đang giải quyết để kịp thời điều chỉnh cho khoa học hơn. Hơn nữa, những khoảng nghỉ ngắn giữa các hiệp và một quãng nghỉ dài của Pomodoro sẽ hỗ trợ bạn phục hồi năng lượng và cân bằng tâm lý, tránh nguy cơ bị áp lực hoặc quá tải…

Để áp dụng phương pháp Pomodoro, bạn cần chọn một công việc muốn giải quyết và tập trung làm việc liên tục trong 25 phút. Sau 25 phút, hãy dành 5 phút để nghỉ ngơi trước khi bắt đầu một hiệp Pomodoro mới. Khi đã hoàn thành 4 hiệp Pomodoro, bạn có thể dành ra một quãng nghỉ dài hơn, trung bình từ 15 đến 30 phút.

2. MA TRẬN EISENHOWER

Bạn có nhiều công việc cần hoàn thành, nhiều mục tiêu cần chinh phục nhưng lại sở hữu quỹ thời gian hạn chế? Nếu vậy, ma trận Eisenhower có thể là giải pháp cải thiện năng suất dành cho bạn. Được đặt tên theo vị Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, ma trận Eisenhower giúp bạn sắp xếp công việc dựa trên hai đặc tính: tính quan trọng (important) và tính khẩn cấp (urgent).

Theo phương pháp này, bạn sẽ chia trang giấy hoặc bảng tính thành bốn góc phần tư: khẩn cấp và quan trọng; khẩn cấp nhưng không quan trọng; quan trọng nhưng không khẩn cấp; không khẩn cấp và không quan trọng. Bốn nhóm đặc tính này lần lượt gắn liền với các mức độ ưu tiên khác nhau cho công việc, cụ thể là: việc cần phải làm ngay lập tức; việc có thể lên kế hoạch để làm sau; việc nên bàn giao cho người khác; và việc có thể không làm. Sau đó, hãy liệt kê các nhiệm vụ cần thực hiện, sắp xếp chúng vào bốn góc phần tư trên và tiến hành giải quyết.

3. KANBAN

Kanban đặc biệt phù hợp với những ai học tập hay tư duy bằng hình ảnh (visual learner). Bắt nguồn từ Nhật Bản, phương pháp này tập trung vào trực quan hóa toàn bộ công việc trên các bảng nhằm tăng tính rõ ràng, khoa học và tối ưu hóa quy trình làm việc.

Đầu tiên, hãy hình dung quy trình làm việc của bạn và sử dụng bảng trắng để liệt kê các nhiệm vụ trên giấy ghi chú. Lưu ý, các nhiệm vụ này cần được sắp xếp vào ba cột: việc cần làm; việc đang làm; việc đã hoàn thành. Tiếp theo, bạn sẽ lần lượt chuyển từng nhiệm vụ sang cột tương ứng cho đến khi hoàn thành tất cả. Với những quy trình làm việc phức tạp hơn, bạn có thể tùy chỉnh các cột Kanban cho phù hợp.

4. GETTING THINGS DONE (GTD)

David Allen – tác giả các tựa sách năng suất nổi tiếng – đã đưa ra một cách tiếp cận toàn diện để quản lý các dự án và nhiệm vụ mang tên Getting Things Done (GTD). Đây là phương pháp được thiết kế nhằm giúp các cá nhân (nhất là những người khó hoàn thành to-do-list mỗi ngày hoặc không thể ghi nhớ những việc cần làm) quản lý công việc và cuộc sống cá nhân một cách hiệu quả.

Một số lợi ích nổi bật của GTD là giúp bạn sắp xếp các đầu làm việc cần làm một cách có tổ chức, kiểm soát lịch trình và ưu tiên những công việc quan trọng. Đồng thời, phương pháp này còn có thể tiết kiệm thời gian, giảm bớt áp lực trong công việc và giải phóng nguồn năng lượng sáng tạo.

GTD gồm 5 bước: Ghi lại (Capture); Làm rõ (Clarify); Sắp xếp (Organize); Suy ngẫm (Reflect); Thực hiện (Engage). Ở bước Ghi lại, bạn sẽ tiến hành tổng hợp tất cả các ý tưởng và nhiệm vụ xuất hiện trong đầu bằng cách viết vào sổ tay, dùng ứng dụng ghi chú hoặc thu âm. Tiếp theo, hãy làm rõ bản chất và tầm quan trọng của các công việc. Bạn có thể đặt những câu hỏi như “Các công việc này có thể hoàn thành không?”, “Nếu không thể, liệu mình có thể bỏ qua hoặc giải quyết nó sau đó không?”. Sau khi làm rõ các việc cần làm, bạn nên sắp xếp chúng vào các danh mục hoặc bối cảnh phù hợp.

Ở bước thứ tư – Suy ngẫm, bạn cần thường xuyên xem xét các nhiệm vụ để duy trì một danh sách làm việc rõ ràng và mang tính cập nhật. Bước này cũng cho phép bạn đưa ra quyết định sáng suốt về những việc cần làm tiếp theo, cũng như cách phân bổ thời gian và nguồn lực hiệu quả. Cuối cùng, bạn sẽ bắt tay vào thực hiện các nhiệm vụ dựa trên bối cảnh, mức độ ưu tiên cũng như thời gian và năng lực. Bằng cách tuân theo quy trình làm việc này của GTD, bạn có thể giải quyết các nhiệm vụ với tinh thần minh mẫn và ý thức rõ ràng về mục đích.

5. QUY TẮC 5 GIÂY

Quy tắc 5 giây là một kỹ thuật đơn giản nhưng hiệu quả được phát triển bởi nữ tác giả người Mỹ Mel Robbins. Để áp dụng quy tắc này, bạn chỉ cần nghĩ về nhiệm vụ cần làm, sau đó đếm ngược 5 giây và bắt đầu tiến hành làm việc ngay lập tức. Bằng cách đếm ngược và buộc bản thân phải hành động nhanh chóng, bạn có thể làm gián đoạn sự phản kháng tự nhiên của não bộ trước những thay đổi hoặc cảm giác khó chịu (như sợ hãi, nghi ngờ bản thân), từ đó trở nên tự tin và quyết đoán hơn.

Quy tắc 5 giây phù hợp nhất với những ai hay do dự, trì hoãn hoặc ngần ngại bước ra khỏi vùng an toàn của mình. Ngoài ra, vì bản chất đơn giản, dễ thực hiện nên bạn có thể áp dụng quy tắc vào nhiều khía cạnh của cuộc sống, từ những việc đơn giản như ra khỏi giường vào buổi sáng cho đến những quyết định quan trọng hoặc những mục tiêu đầy tham vọng.

6. QUY TẮC 80/20 

Quy tắc 80/20 hay Nguyên tắc Pareto, là một khái niệm được đặt tên theo nhà kinh tế học Vilfredo Pareto, khẳng định rằng khoảng 80% kết quả chỉ đến từ 20% nguyên nhân. Quy tắc này được ứng dụng khá nhiều trong các lĩnh vực, như sản xuất, quản lý công việc – nguồn nhân lực và học tập…

Nếu bạn muốn tận dụng tối đa quỹ thời gian để làm việc năng suất và hiệu quả hơn, quy tắc 80/20 có thể là câu trả lời dành cho bạn. Về cơ bản, quy tắc này cho rằng bạn nên tập trung giải quyết 20% nhiệm vụ quan trọng nhất trước tiên, vì đây là nhiệm vụ có thể tạo ra 80% kết quả làm việc trong ngày. Nhờ đó, bạn có thể tối ưu hóa hiệu quả làm việc, đồng thời tránh bị phân tâm trước những đầu việc còn lại (những việc chỉ mang lại 20% kết quả dù bỏ ra 80% thời gian và sức lực).

7. PHƯƠNG PHÁP EAT THAT FROG

Eat That Frog (tạm dịch: Hãy ăn con ếch đó) là phương pháp cải thiện năng suất được phổ biến bởi Brian Tracy – tác giả quyển sách cùng tên với hơn 450.000 bản đã được bán ra trên toàn thế giới. Ý tưởng cốt lõi của phương pháp này là bắt đầu ngày mới bằng cách giải quyết nhiệm vụ quan trọng hoặc khó khăn nhất với bạn (chính là “con ếch” theo cách ví von của Brian) trước khi làm bất cứ việc gì khác.

Eat That Frog đặc biệt phù hợp với những ai có thói quen trì hoãn, hoặc thường gặp khó khăn trong việc sắp xếp thứ tự các công việc. Ngoài ra, nếu bạn dễ thấy choáng ngợp vì danh sách to-do-list mỗi ngày, hay chỉ đơn giản là muốn làm việc hiệu quả hơn trong thời gian ngắn, bạn cũng nên thử thực hành phương pháp thú vị này.

Để áp dụng Eat That Frog, trước tiên hãy xác định đâu là nhiệm vụ quan trọng hoặc “khó nhằn” nhất với bạn – đó chính là “con ếch” bạn cần giải quyết. Tiếp theo, bạn nên tận dụng nguồn năng lượng dồi dào và tinh thần minh mẫn vào buổi sáng để tập trung xử lý “con ếch”. Sau khi “ăn ếch”, bạn có thể chuyển sang các nhiệm vụ nhẹ nhàng hơn với một tâm trạng tích cực, thoải mái.